Fundamentalmente una gestión documental de documentos electrónicos debe obedecer a :
- Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esta manera se describirá un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos.
- Controlar la creación de copias y estar atento de la duplicación de información en distintas versiones.
- Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente.
La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión documental consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen ,la cual ha sido definida en el siguiente cuadro de clasificación documental.
A pesar de que la nueva visión plantea una nueva definición del ciclo vital del documento, un nuevo análisis de los valores primarios y secundarios estamos en dispocision de entender mejor estos cambios que nos llevaran a estar en concordancia con los requerimientos de las nuevas tecnologías y adelantos científicos asociados.
La gestión documental electrónica de documentos juega un rol de primer orden dentro de la administración documental , toda vez que son los archivos digitales lo llamados a jugar un papel de relieve en la administración documental actual y futura. la globalizacion requiere hoy por hoy la inclusión de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, y allí precisamente es donde entra en juego la gestión electrónica de documentos.
Si hacemos la analogía con el tradicional sistema de gestión documental en papel, tenemos que encontrar la manera de organizar,clasificar,describir,guardar,gestionar,almacenar,compartir y eliminar el documentos electrónico de tal forma que cumpla en su totalidad las expectativas y condiciones que hasta el momento han cumplido los documentos en soportes materializados.
